Pirms turpināt noteikt jēdziena “valdības grāmatvedība” nozīmi, ir skaidri jānosaka, kāda ir tā etimoloģiskā izcelsme. Šajā ziņā mums jāsaka, ka divi vārdi, kas to veido, nāk no latīņu valodas:
• Grāmatvedība ir vairāku latīņu komponentu summas rezultāts: priedēklis “con-”; darbības vārds "putare", kas nozīmē "aprēķināt"; daļiņa “-bilis”, kas ir līdzvērtīga “kas var”; un piedēklis “-dad”, ko lieto, lai apzīmētu “kvalitāti”.
• Valdības, no otras puses, ir trīs latīņu elementu savienības rezultāts: vergo “valdības”, kas nozīmē “pārvaldīt”; piedēklis “-al”, kas tiek izmantots kā sinonīms vārdam “attiecībā pret”; un piedēklis “-mento”, kas norāda “instruments”.
Grāmatvedība ir māksla un zinātne, kas sniedz noderīgu informāciju padarīt finanšu lēmumus. Grāmatvedis vai grāmatvedis ir atbildīgs par pētot aktīvus uzņēmuma un pārvērš tās rezultātus par grāmatvedības un finanšu pārskatu, kas ir kopsavilkums par ekonomisko situāciju.
Valdības, no otras puses, ir tas, kas pieder vai attiecībā uz to valsts pārvaldes. Var teikt, ka valdība ir saistīta ar politisko vadību, savukārt valsts ir suverēnas un piespiedu sociālas organizācijas forma.
Tāpēc valdības grāmatvedība ir grāmatvedības veids, kurā reģistrē valdības vienību un aģentūru finanšu darījumus. Visi skaitliski nosakāmie ekonomiskie notikumi, kas ietekmē valsti, ir daļa no valdības grāmatvedības interesēm.
Izmantojot valsts grāmatvedību, vadītājiem, kuri ir atbildīgi par valsts pārvaldību, jābūt atbildīgiem kompetentajām institūcijām, lai parādītu, kā viņi pārvalda valsts naudu.
Konkrēti, mēs varam noteikt, ka valdības grāmatvedībā ir vairāki lietotāji. Tādējādi starp tiem ir likumdevējs, piemēram, investori, ekonomikas analītiķi, kreditori, resursu sniedzēji, finanšu analītiķi vai starptautiskas aģentūras.
Tāpat jāņem vērā, ka, runājot par šāda veida grāmatvedību, ir svarīgi noteikt, ka tās struktūru ierobežo trīs elementi, kas ir likumības princips, valdības grāmatvedības pamatprincipi un īpašie noteikumi, kuru pamatā ir kritēriji piesardzīgs.
Starp galvenajām pazīmēm, kurām jābūt valdības grāmatvedībai, ir šādas:
• reģistra un tā pārklājuma pilnīgums;
• vienveidība.
• Normatīvā centralizācija.
• Doktrinālais ietvars.
• Darbības decentralizācija.
• Aktīvu uzskaites kontrole.
• Darbība integrētā veidā ar citām sistēmām.
• Strukturēšana, kuras pamatā cita starpā ir datu plūsma.
Tāpat valdības grāmatvedība ir būtisks instruments budžeta veidošanā. Lai arī tas ir atkarīgs no katras konstitūcijas, visbiežāk par budžetu notiek parlamentāras debates. Informācija, kas ļauj aizstāvēt vai kritizēt budžetu, nāk no valdības grāmatvedības sniegtajām bilancēm.
Ir svarīgi atzīmēt, ka valdības grāmatvedību regulē dažādi likumi un regulē dažādas iestādes. Paredzēts, ka pašreizējā valdība neizmanto savas iespējas izmantot valsts līdzekļus atbilstoši savām ērtībām un interesēm, bet finanšu pārvaldība ir caurskatāma.